Documentos e Ferramentas Digitais

A tecnologia não avança somente na forma de nos comunicarmos e nos dispositivos de informática, ela também se faz presente nos documentos contábeis e financeiros. Os documentos originalmente podem nascer digitais, como as notas fiscais eletrônicas de venda ou serviço, assim como as certidões digitais, sendo a validade destes documentos verificada por meio de chave de acesso e do código de controle, respectivamente. Por outro lado os documentos podem ser transformados do meio físico para o meio digital através de digitalização. Neste caso a validade do documento sempre será verificada pelo original que deve estar sob a guarda dos responsáveis indicados pela legislação vigente.

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O modo de armazenar documentos também está diversificado. Além do arquivamento físico tradicional, o arquivamento dos documentos digitais pode ser em unidades dispostas em servidores próprios ou com a utilização de serviços de armazenamento em nuvem, sempre com a devida segurança.

A contabilidade pode aceitar tanto o documento digital quanto o documento digitalizado, desde que ambos sejam idôneos para que os lançamentos contábeis não sejam impugnados posteriormente por órgãos fiscalizadores.

Além do aumento dos documentos online, uma das ferramentas digitais mais difundidas nos últimos tempos são os certificados digitais, que basicamente são arquivos eletrônicos que substituem a assinatura manual. Os dispositivos e-CPF e o e-CNPJ têm validade jurídica para garantir transações bancárias, entregas de declarações, assinatura de documentos, assinatura de notas eletrônicas e diversas funcionalidades em ambientes de acesso restrito. Os certificados digitais, além de reduzirem o trâmite de papel e idas a cartórios, são altamente seguros e ágeis para as práticas administrativas do dia a dia. Na contabilidade os certificados são utilizados em todos os atos societários da Junta Comercial, nas entregas de declarações da Receita Federal e Previdência, para acesso ao ambiente do contribuinte na Receita Federal (e-CAC), para as assinaturas dos Decores, emissão de notas fiscais, etc. Cada vez mais funcionalidades estão surgindo para essa ferramenta.

depositphotos_79510918-stock-photo-concept-of-digital-documentsAssim como na documentação e nas ferramentas de suporte, a evolução da tecnologia da informação vem permitindo que sistemas financeiros e de gestão (também conhecidos como ERP’s – Enterprise Resource Planning) e sistemas contábeis possam trocar informações de forma bastante ágil, segura e de qualidade, o que contribui muito na visão estratégica empresarial e amplia a competitividade.

A contabilidade evolui ao mesmo passo da sociedade. Resta nos adequarmos às tecnologias que surgem para que o processo continue cada vez mais dinâmico e que o resultado final – os relatórios contábeis – fique disponível rapidamente e com qualidade aos agentes interessados.



Categorias:Assuntos Gerais

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